Fiind supuse unui flux informational din ce in ce mai abundent, companiile cauta cai mai bune, mai eficiente de a distribui informatia atat in cadrul organizatiei cat si in exterior.

In prezent, in majoritatea companiilor informatiile au devenit din ce in ce mai numeroase si greu de controlat. Prea des suntem nevoiti sa ne confruntam cu situatii in care documente importante se pierd sau se gasesc dupa indelungi cautari. Studii recunoscute vin sa sustina aceasta afirmatie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regasirii documentelor salvate pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivarii fizice.

Pentru a evita astfel de situatii si pentru a creste eficienta si productivitatea angajatilor exista o solutie foarte practica, numita: arhivare electronica.

Nevoia de organizare a documentelor a existat inca de demult, insa continua si in prezent sa fie o problema pentru multe companii. Cele mai recente studii arata ca 80% din "cunostintele" unei companii sunt stocate ca date nestructurate. Pe masura ce o companie incepe sa se dezvolte, resursele si informatiile din cadrul acesteia devin mai numeroase si, in unele cazuri, sunt stocate sub forma electronica. Acest fenomen nu a fost insotit insa si de o circulatie organizata a informatiei in cadrul companiilor, angajatii intampinand greutati in a colabora cu altii in crearea de documente, in a controla accesul si in a publica aceste documente in cadrul organizatiei.

Odata cu dezvoltarea tehnologiei au aparut si diverse solutii la aceasta problema, cuprinse generic sub denumirea de solutii de administrare si arhivare electronica a documentelor.

O astfel de solutie ofera de fapt posibilitatea de a crea, structura, organiza si accesa baza de cunostinte si documente ale unei companii. Solutiile de arhivare electronica a documentelor presupun stocarea securizata si conversia documentelor fizice in format digital.

Principala functionalitate oferita de un sistem de arhivare electronica si administrare a documentelor este realizarea conversiei, preluarii, stocarii, organizarii si regasirii informatiei din cadrul companiei intr-un mod structurat si securizat. Odata ce documentele au fost convertite in format electronic si arhivate, cautarea, localizarea si redarea informatiei devine un proces facil si rapid.

Fiecare document electronic arhivat va fi insotit de o fisa electronica ce va cuprinde informatii caracteristice acelui document (emitent, proprietar, istoric, tip si nivel de clasificare, cuvinte cheie pentru identificare, localizarea suportului fizic, identificatorul unic al documentului in cadrul arhivei).

Odata creata, arhiva electronica va putea fi securizata si controlata, accesul la documente permitandu-se pe baza drepturilor definite si acordate la nivel de utilizator sau grup de utilizatori. De asemenea, exista posibilitatea de a inregistra si urmari toate versiunile unui document (actiunile efectuate asupra documentelor din cadrul arhivei, persoana care le-a efectuat, data la care au fost luate aceste actiuni).

Beneficiile imediate ale unui sistem de arhivare electronica a informatiilor si documentelor din cadrul unei companii se refera la simplificarea fluxului informational, si reducerea costurilor operationale. Pe termen lung, productivitatea si eficienta angajatilor va creste ca urmare a simplificarii procesului de cautare si acces la informatie; astfel, actiunile lor se vor baza pe decizii mai bune si mai eficiente. Timpul de regasire a informatiilor dispersate se reduce la minim, iar toate informatiile necesare si relevante sunt aduse intr-un singur loc.

Si pentru ca datele statistice sunt extrem de relevante putem afirma ca firmele care au ales sa-si gestioneze informatiile si documentele printr-o solutie de arhivare electronica au inregistrat costuri de arhivare mai scazute, de pana la 70%.